Oman organisaation arviointia on hyvä suunnitella etukäteen. Suunnitteluun kannattaa varata riittävästi aikaa ja resursseja. Kun suunnitelma tiedonkeruumenetelmineen on kertaalleen mietitty huolella, siitä on hyötyä useammaksi vuodeksi. Suunnitelmaa on hyvä päivittää aika ajoin, etenkin jos järjestön toiminnassa tapahtuu muutoksia. Arviointisuunnitelma kannattaa aina kirjata ylös. Se helpottaa paitsi omaa työtä, myös uusien työntekijöiden perehtymistä toimintaan ja sen arviointiin.
Organisaation henkilöstön mukaan ottaminen jo arvioinnin suunnitteluvaiheeseen helpottaa kaikkien sitoutumista arviointiin. Usein myös vapaaehtoiset keräävät seurantatietoja, joten heidänkin kanssaan kannattaa keskustella siitä, miten tiedonkeruun järjestäminen olisi heille mieluisinta. Kaikki, jotka keräävät tietoa, sitoutuvat siihen paremmin, kun he tietävät ja näkevät, miksi arviointitietoa kerätään ja mihin sitä käytetään. Vaikka arviointi on yhteinen ponnistus, on myös tärkeää, että sen eri osat on jaettu niin, että vastuut ovat selkeät.
Tietoa kannattaa kerätä systemaattisesti pitkin vuotta. Arviointitietoa saadaan myös luontevasti osana toimintaa ilman muodollisia palautekanavia. Mitä paremmin systemaattinen tiedonkeruu (lomakkeet, haastattelut jne.) saadaan yhdistettyä järjestön perustoimintaan, sitä paremmin tietoa saadaan kerättyä. Näin se on myös motivoivampaa henkilöstölle ja vapaaehtoisille.
Mitä tietoa kerätään?
Kaikkea ei tarvitse tai pystykään arvioimaan. Arviointia suunnitellessa on tärkeä pohtia ja päättää, mitä asioita arvioidaan. Arviointi ei ole itsetarkoitus. On tärkeää pohtia, mitkä ovat ne järjestön tai projektin toiminnan kannalta olennaisimmat tunnusluvut ja oletetut tulokset, joiden toteutumista ryhdytään seuraamaan. Mittareiden avulla osoitetaan olennaisimpien tunnuslukujen ja tulosten toteutumista.
Yleensä ei ole tarpeen kerätä arviointitietoa jatkuvasti ja kaikista toiminnoista. Tällainen tiedonkeruu tuottaisi analysoitavaa tietoa niin paljon, ettei etenkään pienillä järjestöillä olisi resursseja käsitellä sitä. Kannattaa miettiä keneltä, minkälaisella otoksella ja mihin aikaan kustakin toiminnosta kerätään tietoa. Arvioinnin kokonaisuus tulee suunnitella mielekkään kokoiseksi suhteessa käytettävissä oleviin resursseihin.
Arviointisuunnitelma kannattaa aina dokumentoida tarkasti. Artsin Arviointisuunnitelma-lomake on yksi hyvä vaihtoehto suunnitelman pohjaksi. Arviointisuunnitelman voi tehdä myös esim. oman toimintasuunnitelman yhteyteen. Pääasia on, arviointiin liittyvä tekemisenne on kirjattu ylös niin, että se on kaikkien työntekijöiden saatavissa.
Yhdistyksen viestintä tarvitsee suunnittelua, seurantaa ja arviointia. Ennen kuin viestinnän toteutumisesta voidaan kerätä tietoa, on hyvä rakentaa viestintäsuunnitelma, johon kirjataan muun muassa viestinnän tavoitteiden, kohderyhmien ja toimenpiteiden lisäksi se, millaista laadullista ja numeerista tietoa viestinnästä kerätään. Viestinnän ja sosiaalisen median keskeisimpien toimenpiteiden seurantaa ja arviointia voi kirjata myös Artsin arviointisuunnitelmaan.
Viestinnän seuranta ja arviointi pohjautuu huolellisesti suunniteltuihin, konkreettisiin ja mitattaviin tavoitteisiin. Viestinnän tulisi olla linjassa ja tukea yhdistyksen perustoiminnan tavoitteita. Viestinnän tavoitteet voivat liittyä esimerkiksi vaikuttamistoimintaan, tietyn teeman tietoisuuden lisääntymiseen ja keskustelun lisäämiseen, jäsen-, osallistuja- tai vapaaehtoisten rekrytointiin tai yhdistyksen tunnettuuden kasvuun. Lue viestinnän tiedonkeruusta lisää täältä.
Näin teet arviointisuunnitelman
Käyt nämä asiat läpi, kun teet arviointisuunnitelman:
Arvioinnin suunnittelu: Pohtikaa, mitä toiminnan tavoitteen toteutumiseen ja oman toiminnan kehittämiseen liittyviä tiedontarpeita järjestössä on? Mitä tietoja tarvitsemme rahoittajalle raportointia varten? Mitä ovat ne tavoitellut tulokset ja oletetut vaikutukset, joiden toteutumista arvioidaan?
Missä muodossa arviointisuunnitelma tehdään? Käytetäänkö Artsin-lomakkeita vai luodaanko kokonaan oma pohja? Hyödynnetäänkö jotain valmista omaa dokumenttia, kuten toimintasuunnitelmaa?
Tiedonkeruu: Miten ja keneltä arviointitietoa kerätään? Miten tiedonkeruu ajoitetaan? Jatkuvasti vai otostyyppisesti? Kuinka paljon resursseja on käytössä arviointia varten? Kaikkea ei tarvitse arvioida.
Analysointi: Milloin ja miten analysoit laadullisen ja määrällisen tiedon analysointi tapahtuu?
Arviointitiedon hyödyntäminen: Miten hyödynnätte analysoitua tietoa? Milloin esim. rahoittaja haluaa tiedot? Miten pystytte viemään saadut kehittämisideat toimintanne? Onko kohderyhmä, yhteistyökumppanit ja muut kyselyihin vastanneet saaneet tiedoksi tuloksia toiminnastanne?
Arviointisuunnitelma tekee arvioinnin toteutuksesta suunnitelmallisempaa. Suunnitelmaan kirjataan, mitä arviointietoa kerätään, miten ja keneltä sitä kerätään sekä milloin tiedonkeruu toteutetaan.
Arviointisuunnitelma tekee arvioinnin toteutuksesta suunnitelmallisempaa. Suunnitelmaan kirjataan, mitä arviointietoa kerätään, miten ja keneltä sitä kerätään sekä milloin tiedonkeruu toteutetaan.
