Pohdi ennen menetelmän valitsemista, palveleeko se tarkoitustaan, eli saadaanko sillä kerättyä arvioinnin kannalta oleellista tietoa, ja soveltuuko menetelmä kohderyhmälle. Lue lisää tiedon keräämisen suunnittelusta täällä.
Kuvien käyttäminen ja selkokieli
Palautetta kerätessä kuvat tai hymiöt voivat havainnollistaa kirjoitetun tekstin merkitystä. Kuvien käyttäminen auttaa sanallisen viestin havainnollistamisessa sellaisten kohderyhmien kanssa, joiden kanssa ei ole yhteistä kieltä, lukutaito on heikko, tai on haasteita puheen tuottamisessa tai sen ymmärtämisessä. Palautetta voidaan kerätä kuvien avulla myös toiminnallisesti. Myös henkilöt, joiden suomen kieli on heikko, tai jotka ovat luku- ja/tai kirjoitustaidottomia, hyötyvät kuvien käyttämisestä, toiminnallisista menetelmistä, haastatteluista, kuvien käyttämisestä ja selkokielestä.
Selkokieli on yleiskieltä luettavampi ja ymmärrettävämpi suomen kielen muoto. Selkokielestä hyötyvät erityisesti ihmiset, joilla on vaikeuksia lukea tai ymmärtää yleiskieltä.
Huomioi toiminnallisia menetelmiä suunnitellessa ja toteuttaessa:
- Tarpeenmukaisuus Mieti ennen menetelmän valitsemista, saatko sillä sellaista tietoa, jota tarvitset. Kirkasta ensin tiedon tarpeesi, ja valitse menetelmä sen mukaan
- Osallistaminen Toiminnalliset menetelmät ovat osallistava tapa saada palautetta; parhaimmillaan ne voivat aktivoida ja innostaa yhteiseen kehittämiseen
- Ennakkovalmistautuminen Monien menetelmien käyttäminen edellyttää mm. aikataulun, ryhmän koon ja tilan käytön huomioimista sekä erilaisien materiaalien tekemistä tai sovellusten testaamista ennakkoon
- Anonyymi palaute Jos haluat kerätä nimetöntä palautetta, mieti, onnistuuko se valitsemallasi menetelmällä
- Dokumentointi Jos tieto halutaan dokumentoida, suunnittele etukäteen, miten se tehdään
Pikakyselyt
Pikakyselyillä voi kerätä palautetta reaaliaikaisesti, usein perinteisiä kyselyitä nopeammin ja kevyemmin. Tiedon keräämisen sitominen osaksi toimintaa varsinkin verkossa on helppoa – monet käytetyistä verkko-ohjelmista ja viestinpalveluista sisältävät jo valmiiksi jonkinlaisen tiedon keräämisen työkalun.
Esimerkkejä pikakyselyiden käytöstä:
- Tapahtumissa voi kerätä vastauksia esimerkiksi asteikkokysymyksiin pikakyselyohjelmien avulla. Osallistujille voidaan antaa QR-koodi tai ohjata verkkosivuille vastaamaan. Vastausten koonteja voidaan katsoa yhdessä reaaliaikaisesti. Vastaamisesta voidaan tehdä osa ohjelmaa, ja näin rytmittää tapahtuman kulkua. Palautteen antamisen lisäksi pikakyselyillä voi tehdä äänestyksiä, tai kerätä ajatuksia yhteiselle alustalle.
- Läsnätapaamisissa palautetta voi kerätä pois lähtijöiltä ovella olevan mobiililaitteen avulla, johon vastaaja antaa oman palautteen. Samaa menetelmää voi käyttää myös isoissa tapahtumissa, joissa omalla pisteellä pysähtyy suuri määrä ihmisiä
- Verkkotapaamisissa voi hyödyntää viestinpalveluiden omia kyselytyökaluja. Osassa palveluita vastausten koonti tulee näkyviin saman tien
- Sosiaalisessa mediassa alustojen omia kyselytyökaluja voi hyödyntää seuraajilta palautteen saamiseen. Sosiaalisessa mediassa voi erityisesti kerätä tietoa kyselyillä aiheista, joihin ei ole tarkasti rajattua kohderyhmää, vaan halutaan saada mahdollisimman laajasti vastauksia.
- Toimintaan osallistumisen jälkeen lähetetyillä tekstiviestikyselyillä saadaan osallistujan välitön arvio
Suullinen palaute
Suullista palautetta voidaan kerätä erikseen kysymällä, mutta sitä saadaan usein myös spontaanisti kysymättäkin. Suullinen palaute on yhtä arvokasta kuin kirjallinen, mutta jotta sitä pystyy hyödyntämään arvioinnissa, tulee sen olla systemaattisesti dokumentoitua. Suullisen palautteen ylös kirjaamista varten on hyvä olla olemassa esim. yhteinen Excel-taulukko, johon kaikki työntekijät pääsevät kirjaamaan saatua palautetta. Palaute-osion voi myös lisätä tiedostoon, johon kirjataan ylös toimintaan liittyviä asioita (kuten, mistä tapaamisessa oli kyse, mitä toimenpiteitä tehtiin, jne.). Suullista palautetta voidaan myös kirjata ylös yhdessä esim. henkilöstön viikkopalaverien yhteydessä. Suullisesti saatu palaute on hyvä kirjata ylös mahdollisimman pian, jotta se on myöhemmin hyödynnettävissä. Löydät suullisen palautteen lomakkeen Työkaluja-sivulta
Työpajat
Arviointityöpajassa osallistujat käyvät yhteisesti keskustellen läpi toiminnan vahvuuksia ja kehittämistarpeita. Arviointityöpajan voi vetää esimerkiksi yhteistyökumppaneille, vapaaehtoisille tai toimintaan osallistuneille. Työpajaa varten tulee olla runko, jonka pohjalta tilaisuutta viedään eteenpäin. Työskentelyä varten on hyvä varata tarpeeksi aikaa. Yleensä noin 2-4 tuntia riittää asioiden riittävän syvälliseen käsittelyyn. Työpajatyöskentelyä edesauttaa, jos on jo jotain arviointihavaintoja tai teemoja, joiden pohjalta keskustelua lähdetään käymään. Palautetta voidaan kerätä myös toimintaan muutenkin kuuluvissa palavereissa ja kokouksissa, joissa usein keskustellaan toiminnan onnistumisista sekä mahdollisista kehittämiskohteista.
Työpajan vetäjän vastuulla on jakaa puheenvuoroja ja vetää tilaisuus siten, että kaikki suunnitellut aihealueet tulee kattavasti käytyä läpi. Työpajassa käydystä keskustelusta kirjataan pääasiat sekä sovitut kehittämiskohteet ja toimenpiteet ylös.
Myös ammattilaisten verkostotapaamisesta voi käyttää osan arviointikeskusteluun, jossa käsitellään esimerkiksi olemassa olevia yhteistyömuotoja ja niiden kehittämistä. Teeman voi valita tapauskohtaisesti niin, että käsitellään yhtä tai kahta keskeistä aihealuetta. Keskustelun pohjaksi tapaamiseen voi viedä myös yhteenvetoa aiemmin toteutetusta yhteistyökumppanikyselystä. Vapaaehtoisilta on luontevaa kerätä palautetta koulutus- tai kehittämispäivissä kyselyn, haastattelujen tai yhteisten työpajojen yhteydessä.
Työpäiväkirja
Työpäiväkirja on vapaamuotoinen muistio, johon täytetään päivä-, viikko- tai kuukausitasolla arviointihuomioita työntekijän näkökulmasta. Tätä laadullista materiaalia voi käyttää esimerkiksi itsearvioinnin tausta-aineistona.
Vertaisarviointi
Vertaisarvioinnissa jonkin ominaisuuden perusteella toisilleen vertaiset organisaatiot, hankkeet, työryhmät, työntekijät tai vastaavat tahot reflektoivat toimintaansa ja antavat palautetta toisilleen. Vertaisarvioinnin edellytyksenä on oman toiminnan reflektointi, suhteuttaminen ja vertailu muuhun toimintaan. Vertaisarvioinnin tärkeä elementti on toiminnan kehittämisen tukeminen; kyse ei ole arvostelusta, vaan molemminpuolisesta toiminnan peilaamisesta ja oppimisesta. Vertaisarvioinnin aihe kannattaa olla ennalta selkeästi rajattu. Ennen vertaisarviointiin ryhtymistä on oleellista tehdä itsearviointia, eli tarkastella omaa toimintaa.
Vertaisarviointimenetelmiä on useita. Vertaisarvioinnin voivat toteuttaa esimerkiksi hankkeet, samoja menetelmiä käyttävät työntekijät, tai vaikkapa saman kohderyhmän parissa työskentelevät organisaatiot. Oikea menetelmä tulisi valita vertaisarvioinnin tavoitteen ja tarkoituksen pohjalta.
Tekstin lähteenä käytetty Vertaismenetelmät kehittävän arvioinnin välineinä, Seppänen-Järvelä (toim.) 2005
Lue myös: Vertaisarviointi (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos)
Tutustu myös
Innokylän Arviointi ja tiedonkeruu -työkalut
Innokylän sivustolla valitse alasvetovalikosta aihealueeksi Arviointi ja tiedonkeruu.
